Из прошлого – в будущее

Работа в архиве — не только очень интересная, но и благодарная, потому что ты видишь результат, будь то помощь человеку в восстановлении сведений о родственниках, трудовой деятельности, других обстоятельствах жизни или поддержка эффективной работы органа власти и организаций

Уверена: у многих молодых людей при слове «архив» возникает представление о комплексе информации, содержащейся в их гаджетах или сохраненной в так называемом «облаке». Это в определенной степени верно, ведь достаточно большое количество данных, как общественных, так и частных, сейчас хранятся в оцифрованном виде или постепенно к нему приводятся. Однако трудно переоценить весь тот объем информации — за многие прошедшие столетия! — которая находится на хранении в различных архивах именно в бумажном виде. И не просто хранится, а активно         используется.

Ретроспектива жизни

Архив обеспечивает — с помощью сотрудников архива, конечно, — доступ к ретроспективной документной информации. И важность этого трудно переоценить. Так, архивы играют определенную роль в решении задач социально-экономического развития конкретного государства, эффективного управления страной. Также без них невозможно осуществление научного познания прошлого.

Для каждого конкретного человека такой информационный ресурс тоже достаточно важен. Во-первых, он хранит ту или иную информацию о любом из нас. А во-вторых, обратившись к документации, находящейся в недрах архивов, можно, приложив некоторые усилия, почерпнуть сведения о собственной родословной, узнать о своих предках, восстановить историю рода. Таким образом, архивные данные — это ценное свидетельство развития человечества в самых разных направлениях: политическом, экономическом и социальном.

«В нашем архиве хранятся похозяйственные книги всех населенных пунктов района с 1944 года, — рассказывает Светлана Владимировна Иванцова, начальник архивного отдела администрации муниципального образования «Монастырщинский муниципальный округ». — Представляете, какой это обширный и важный объем информации. По сути, это та самая история в лицах — сведения о каждом человеке, об изменении его семейного и социального положения и местожительства, о родственных связях. И вы знаете, как я не раз наблюдаю, для многих людей это не просто документ, листы с именами и датами — прикасаясь к этим страницам, молодые ощущают причастность к своим корням, а для людей в возрасте в этих записях хранятся события их жизни, не всегда простой, но всегда полной воспоминаний. Не могу забыть очень трогательный момент, когда пожилая женщина буквально со слезами на глазах прикасалась к старым страницам, где были записи о ее семье: давно умерших родителях, братьях и сестрах, разъехавшихся по разным уголкам страны… Сейчас, когда многие люди заинтересовались историей своего рода, эти книги — неоценимая кладезь информации, благодаря которым нам удается помочь людям восстановить родственные связи, встретиться с родственниками. Их благодарность — подтверждение важности нашей работы!»

Но, конечно, архивная работа намного сложнее, чем представляется человеку, никогда с этим не соприкасавшемуся.

Грамотный документооборот

«Если в нескольких словах, то задачи архива — это комплектация, хранение и использование документов. Так, мы обрабатываем значительный массив документов организаций, находящихся на территории нашего округа, в частности, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и некоторых других организаций, документооборот которых имеет историческую и хозяйственную значимость. Помимо этого, мы контролируем грамотный документооборот в самих этих организациях и ежегодно принимаем на хранение определенный комплект документов постоянного хранения. Часть документов, в частности, касающихся личного состава, мы вносим в опись и даем рекомендации по их правильному хранению в организации. Если эта организация ликвидируется, эти документы должны в полном объеме поступить в наш архив, а при реорганизации — быть переданы правопреемнику. К слову, когда в 1990-2000-х годах на территории района были ликвидированы многие организации, к нам в архив поступил на хранение солидный объем их документации, которая сейчас помогает людям, в частности, восстановить свой трудовой стаж и размер заработной платы для оформления социальных выплат.

К сожалению, далеко не все тогдашние организации ответственно отнеслись к передаче своей документации в архив, и поэтому у наших жителей случаются проблемы в восстановлении данных. И знаете, в этих случаях ты, хотя и не виновата в этом, чувствуешь какую-то свою ответственность и сожаление, что у человека появляются сложности, например, при оформлении пенсии. По сути, получается, что ошибки в прошлом влияют на настоящее и будущее.

А чтобы у людей таких проблем в дальнейшем не было, сейчас мы ведем тщательный контроль за ведением документации в организациях и своевременной передачей ее на хранение в архив».

Наше хранилище

В обширный список источников комплектования архива на данный момент входит несколько десятков организаций, регулярно сдающие документы на хранение. Плюс документы за многие прошлые десятилетия. Понятно, что для хранения такого массива документации необходимо соответствующее помещение. И в 2015 году распоряжением главы администрации района за архивным отделом было закреплено помещение общей площадью 73 квадратных метра. Хранилище площадью 43 квадратных метра размещено в трех обособленных комнатах, где соблюдаются все необходимые требования для сохранности бумажных документов. Плюс у начальника отдела есть отдельный кабинет, в котором она ведет прием посетителей. А чтобы более зримо представить эти объемы, приведем еще несколько цифр. Так, общая площадь стеллажных полок составляет 300 погонных метров. Здесь в упорядоченном виде в специальных коробах находятся около 27 тысяч документов. Причем каждый из них должен храниться в строго определенном месте, где его при необходимости можно быстро найти. В скором времени стеллажи будут обновлены, и места для хранения документов прибавится.

И многое из этого весьма востребовано. Помимо уже упоминавшихся похозяйственных книг и документов личного состава, необходимых для подтверждения трудовой деятельности, из архива регулярно запрашивают документы, касающиеся деятельности органов местного самоуправления, в частности, распоряжения о выделении земельных участков, жилой площади и т.п. Причем нередко требуются документы солидной давности — так, например, недавно сотрудникам Администрации понадобилось распоряжение за 1992 год. И благодаря четкой систематизации в архиве найти его не составило труда. А уж к документам 40-50-х годов прошлого века здесь относятся с особым пиететом — на этих хрупких страницах запечатлена значимая история нашей страны.

Жизнь не стоит на месте

Архивный отдел обеспечен современным компьютерным и офисным оборудованием, поэтому есть возможность оперативно реагировать на запросы граждан и организаций, в том числе делать качественные копии документов. «Когда я начинала работать в 2004 году, — вспоминает Светлана Владимировна, — компьютеризация документооборота только начиналась. Выписки из документов оформляли на печатной машинке, что требовало особой внимательности. Сейчас, конечно, стало проще, но требования к ответственности и аккуратности работника архива остались прежними. Ведь в документах важна буквально каждая буква и цифра! При этом практически весь объем единиц хранения у нас находится в бумажном виде. А в электронный вид переводим только учетные документы, то есть те, по которым ведется учет поступивших на хранение в архив документов».

А вот свободного времени у работника архива практически нет. Ежедневно поступают запросы как от граждан, так и от представителей органов власти и сторонних организаций, которые надо своевременно выполнить, а потом поместить документ обратно на строго определенное место. Если же выдается какой-то промежуток между исполнением запросов, он используется для работы непосредственно с документами в хранилище: бумага, к сожалению, материал хрупкий, и хранить его нужно в соответствующих условиях. Вот и следит Светлана Владимировна за тем, чтобы все документы были сложены в аккуратные папки и короба, защищены от пыли и солнечного света. Нередко, когда запросов бывает очень много, приходится и сверх официального рабочего времени ими заниматься. Ведь в архив люди без нужды не обращаются, а значит, надо приложить все силы, чтобы помочь им оперативно и полноценно. И Светлана Владимировна старается быть полезной людям, не считаясь с личным временем.

Важная и нужная работа

«Работа в архиве — не только очень интересная, но и благодарная, потому что ты видишь результат, будь то помощь человеку в восстановлении сведений о родственниках, трудовой деятельности, других обстоятельствах жизни или поддержка эффективной работы органа власти и организаций. А нередко поиск каких-либо сведений превращается буквально в детективное расследование — ты идешь шаг за шагом по истории жизни отдельного человека или семьи, открывая все новые грани, или, например, зримо представляя, как развивалось местное самоуправление на территории округа, как менялись подходы к документообороту. Я знаю, что некоторые люди считают архивную работу скучной, но это совершенно не так, ведь каждый день ты не только сталкиваешься с самыми разными документами и сведениями, но и общаешься со многими людьми, знакомишься с их историей и видишь их благодарные улыбки. А это значит, что ты работаешь не зря», — увлеченно говорит Светлана Владимировна.

Так пусть же Ваша важная и нужная людям работа всегда приносит Вам удовлетворение! Здоровья Вам и благополучия, Светлана Владимировна!

Ольга Колышкина

На снимках: Похозяйственная книга (титульный лист, разворот);

Решения Монастырщинского

исполкома (1943-1944 годы);

В помещениях архива.